「每天工作都做不完，沒辦法早點下班。」「每年的年度計畫總是不了了之。」當你覺得時間不夠用、事情做不完；或是有很多想做的事，卻總是沒有時間去做的時候，會不會不是時間太少，而是時間分配觀念出了錯？
本書作者曾經也像多數上班族一樣，把工作擺在第一位，他每週工作超過九十個小時，總是搭末班車回家，連假日也加班度過。現在的他，卻是每週只工作三天的企業家，是當地銀髮族頗受信賴的房地產顧問，還是iPhone自由攝影師，和兩個女兒的爸爸。
他做了什麼？為什麼他的人生發展變的更多元，時間還變多了？他只做了一件事：聚焦。行程排滿不一定帶來成就、沒意義的人際關係不用勉強維繫……好的時間管理，不是以最少時間做最多的事，而是重新定義「重要之事」！
加班討生活反而犧牲生活。很多人為了討好老闆，迎合職場的加班文化，所以不得不留下來加班。可是，現在加班文化已經沒有以前嚴重了，有些人反而私下抱怨，沒有加班費的補貼，生活過得很辛苦。
擺脫加班的生活
當然，沒有人喜歡加班討生活，畢竟他們放棄了陪伴家人朋友的時間，只為了賺取生活費。換句話說，他們是犧牲自己的生活來賺錢，建議各位最好不要這樣做。話雖如此，很多人認為討生活是無可奈何的事。想方設法賺錢當然不是壞事，只是賺錢的方法，將決定你的生活品質。
不想靠加班討生活的方法有兩個，一是降低生活成本，二是跳槽到薪資更優渥的公司，讓自己光靠薪水就能過活，而不必依賴加班費。
減少生活開銷
重新檢討「固定開銷」是降低生活成本的有效方法，好比找便宜的手機或電信網路合約、放棄那些不常去的健身房或才藝課程、搬到房租比較便宜的地方等等。重新檢討固定開銷，持續節約生活成本，比節省伙食費或水電費簡單許多。
做到以上地步還必須加班的人，乾脆趁這個機會轉換跑道吧。我以前就從餐飲業跳槽到不動產業，年收提升了一倍左右。只是改變工作竟然薪水差這麼多，也讓我很訝異。
不用加班就能過日子的話，沒有人會想加班。不必為了生活加班，就不會犧牲自己的生活來賺錢。這樣一來，你就可以悠閒陪伴家人、跟朋友度過美好時光，也可以擁有自己的時間，去做喜歡的事情了。
別太常改變工作模式
儘管每個上班族的職業不一樣，但大體上來說主要分為兩種工作領域：一是提出企劃案或設計案這一類的「勞心工作」，二是輸入資料或製作報告這一類的「勞力工作」。如果同時處理不同領域的工作，往往必須花比較大的心力來轉換專注模式。
「勞心工作」通常需要我們全神貫注的處理。最怕的是處理到一半，上司又交代「勞力工作」，這時候你又不能說自己在忙著勞心，只好勉為其難改去做勞力。
降低工作效率
問題是，一下子要切換成另一種專注模式並不容易，轉換工作領域等於切換專注模式，這也需要花一點時間。尤其勞心和勞力兩者耗費的心力不同，轉換注意力又更花時間。太常改變工作領域，集中力將無以為繼，也會降低你的工作效率。
無可避免的，有時候上司會突然交辦其他業務，你也不可能完全控制工作內容。不過，謹記這個要點，盡量集中處理性質相似的工作，就不用太常轉換專注模式了。
上午勞心，下午勞力
以我個人的經驗來說，一大清早比較沒有突發性的工作，我會趁早處理好當天的「勞心工作」。下午突發性的工作比較多，如果有「勞心工作」，我會挪到隔天上午處理，下午就用來處理「勞力工作」，然後傍晚開始處理雜務，結束一天的工作。
如此一來，一天只需要轉換一次專注模式，不必浪費多餘的時間轉換集中力。工作效率會大幅提升，也不用浪費自己的時間留下來加班。
聚焦擅長的工作
有時候上司或同事會拜託我們處理不擅長的工作，大部份人遇到這樣的情況，都會勉為其難地接受，畢竟工作是沒辦法挑三揀四的。我以前當上班族也一樣，但後來我體悟到「不擅長的工作」最好不要隨便接下來。
以前我在不動產業服務時，很不擅長電腦製圖作業。其他同事做好五、六張圖面了，我才好不容易完成一張，速度明顯比其他人慢。我本身也很討厭那份工作，製圖對我來說是一大精神折磨。然而，上司還是一直叫我製圖，理由是不動產職員不能只會拉客戶。
後來同事看不下去，幫我處理製圖的工作，好讓我可以專心拉客戶。那個同事比較擅長電腦製圖，而我剛好相反，我們就交換工作互補不足。最後，我有更多的時間去拉客戶，同事也能專注在電腦製圖的工作上，公司的營收也蒸蒸日上。
團隊合作增加業績
換句話說，放棄「不擅長的工作」，讓自己聚焦在「擅長的工作」上，才容易有好的成果。也許有些單位不允許員工這麼做。可是，有辦法提升公司的業績和效率，上司應該也喜聞樂見才對，各位不妨提議看看。
不過，在對上司和前輩提議之前，你「擅長的工作」必須有一定的成果，否則你的建議沒有說服力。切記，不要隨便接下「不擅長的工作」，你才有時間處理「擅長的工作」。
組織的強項在於多元化的人才，萬一你在自己的崗位上，碰到許多「不擅長的工作」，不妨跟擅長的同事交換一部份的工作內容，好比請對方吃飯，拜託對方跟你交換。用這種方式逐步減少「不擅長的工作」，工作效率就會提升許多，心情上也比較輕鬆。
職場舊習別照單全收
職場上常見到拘泥常識和習慣的上司和前輩，好比沿用過往的做事方法、遵循業界的潛規則等等，逼得我們也不得不因循舊習。相信各位都有類似的經驗才對。不過，將這些「常識／習慣」照單全收，很有可能是浪費時間。
我以前在餐廳工作，主廚有一個不肯退讓的堅持，他一定要向商家打聽進貨狀況和推薦的食材，再來決定今天要煮什麼菜色。問題是，這種直接用電話下單的方式，經常有聽錯數字的情況發生，例如把數字一不小心聽成數字七，於是就會演變成雙方各執一詞的爭論。有時庫存太多又得花時間調理保存，平白增加工作量。
後來，我都先跟商家打聽進貨狀況和推薦食材，再製作簡易的訂貨單。主廚在訂貨單寫下精確的訂貨數量後，我再把訂貨單傳真給商家就萬無一失了。這個簡單的巧思，徹底終結了訂貨失誤造成的磨擦。
反過來說，上司和前輩可能也看不慣某些常識和習慣。只因為他們的上司和前輩也有一套堅持，所以沒效率的方法莫名被傳承下來，就跟玩傳話遊戲一樣，傳到最後都失去了原意。
主動思考自我反省
凡事多動腦，才不會被「常識」和「習慣」束縛。當然也不必一味否定常識和習慣，而是要反問自己，這些規則是否真有必要？有沒有更好的方法？
多動腦思考，你會發現很多常識和習慣其實落伍又沒效率。同時，你也可以向大家提出改善方案。只要你懂得檢討常識和習慣，就算旁人不願意聽從你的建議，你的心裡也不會累積太多的壓力。
不要認為「非你不可」
有些人習慣攬下一大堆工作，他們認為自己來比較快，而且做得會比別人好。可是，這樣反而是給其他人添麻煩，因為其他人無法處理他們的工作，交接上也容易出問題。況且，凡事都要自己來，就得犧牲自己休息和陪伴家人的時間。刻意把「別人也能處理的工作」攬下來，其實是在浪費時間。
過去我當上班族也有同樣的毛病，自己一下就能處理好的工作，我懶得教別人怎麼做，所以大部份事情我都自己來。不過，很多工作只有我會做，萬一我生病或受傷請假，誰有辦法接下我的工作？一個真正有責任感的人，應該要考慮到這層問題才對。
「能託付給別人的工作」要盡量交代出去，培養一個接班人以備不時之需，這才是對大家都好的作法。別人可以處理你的工作，你才有時間好好休息，去做一些自己喜歡的事情或陪伴家人。
建立分配、託付循環
因此，已經熟悉的工作要盡快分派給其他人去做。一開始分派工作給其他人，肯定會讓自己更忙，畢竟你要處理平日業務，還要花時間教導別人。這時候，你會猶豫是否自己來比較快。然而，你要有耐心繼續培養接班對象，把「能託付給別人的工作」放下，你才能專心處理非你不可的工作。
然後，等你又熟悉了一項新工作，你要持續分派出去，指導其他人怎麼處理，託付給他們去做。這樣你就不會攬下一大堆工作，給其他人添麻煩。你和你的同事，也能省下更多工作時間。
《聚焦時間管理法》簡介
作者： 若杉彰
出版社：采實文化
出版日期：2020/10/29